Jouni Pänkäläinen. Jyvässeudun työllistämisyhdistys – JST ry
Eija Tuohimaa, toiminnanjohtaja, JST ry
Työllisyydenhoidon palvelut kuuluvat eniten kilpailutetulle alalle maassamme. Tavoite on, että julkiset hankinnat, valtio tai kunta ostajana, saadaan kilpailutuksen kautta niin, että hankinnat täyttävät palvelukriteerit mahdollisimman halvalla. Tähtäimessä on siis taloudellisesti kustannustehokas palvelukokonaisuus.
Jyvässeudun työllistämisyhdistys – JST ry on työkuntoutus- ja työvalmennuspaikka, jossa työmarkkinoilla heikoimmassa asemassa olevat saavat tukea ja ohjausta oman työllistymispolkuunsa ja elämänhallintaansa. JST ry:n toiminnanjohtaja Eija Tuohimaalla on kokemusta kilpailutuksista.
– Jotta yleensä voimme lähteä mukaan tarjouskilpailuun tuottamastamme työllisyydenhoidosta tulee suunnitella ja tehdä palvelupaketti. Se tarkoittaa sitä, että meidän on arvioitava omalle työllemme hinta, joka on vielä hieman vierasta meille. Se, mitä me teemme yhdistyksessämme, on kutsumustyötä meille.
– Jotta pääsemme eteenpäin tarjousten kanssa, on käytävä loputtomalta tuntuvia neuvotteluja ja perehdyttävä mm. hankintalakiin. Se taas tuo mukanaan mahdollisia perehtymismuutoksia, kun lakia on muutettu. Sitten on neuvotteluja ja jumppausta rahoittajatahojen kanssa. On selvitettävä mitä he haluavat. Kaikki tämä ylimääräinen ”sälä” on pois ydintoiminnastamme – siis siitä, että olemme tulleet kohtaamaan ihmistä ja auttamaan häntä, Eija Tuohimaa jatkaa.
– Käymiimme neuvotteluihin on pitänyt rakentaa kumppanuussopimuksia. Kumppanimme ovat omanlaisiaan itsenäisiä toimijoita, joilla on oma sisäinen toimintakulttuurinsa ja painotuksensa. Nämä tekijät on pitänyt yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi paperilla ja suunnitelmassa. Faktahan on se, että kilpailutuksessa ei pärjää yksin nykymaailmassa ja nykymarkkinoilla kilpailijat ovat usein monikansallisia suurpalveluyrityksiä.
Pienille toimijoille kilpailutukseen osallistuminen on vaativaa
Pienille toimijoille nykyiseen kilpailutukseen ja tarjousten vaatimiin asioihin vastaaminen ei ole yksinkertainen asia. Hallinto on pyrkinyt hyödyntämään nykytekniikkaa viimeiseen asti ja tekemään tarjouskilpailuista mahdollisimman virtaviivaisia. Eija Tuohimaa katsoo, että nykytilanne asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia pienemmille ja varsinkin paikallisille toimijoille.
– Työvoimapalveluihin kilpailutuspyynnöt julkaistaan ainoastaan sähköisessä Hilma-järjestelmässä. Niistä ei tule meille tietoa mitään muuta kautta. On pitänyt löytää aikaa Hilman seuraamiseen. Vastaat kilpailutuspyyntöihin, jos satut osumaan kohdalle. Tämäkään ei vielä riitä vaan Hilman sivustoa pitää osata lukea. Ei ole järkeä käyttää resursseja sellaisen asian seuraamiseen ja työstämiseen, johon ei ole rahkeita tai edellytyksiä.
– Kun lähdetään vastaamaan tarjouspyyntöihin, tulee vastaan erilaista jargoniaa kuten referenssimateraalit, kriteerikirjastot ja vaatimusmatriisit. Käytännön esimerkki on myös se, että se, joka pyytää tarjousta meiltä, odottaa meiltä extranet-palvelua. Vaikka meillä olisi intranet-palvelu, joka on melkeinpä samanlainen, meidät hylätään automaattisesti, jos extranet-palvelua ei ole.
Kilpailutuksen rahalliset kynnysarvot pitää tuntea
Kilpailutuksen virtaviivaisuus näkyy palvelupakettien ja tarjousten kokonaishinnassa. Niiden kanssa pitää olla tarkka, niitä ei voi muuttaa. Oman lisänsä tuovat myös EU:n ja kansallisen toiminnan intressit, Eija Tuohimaa kuvailee kilpailutusta.
– On olemassa kansallinen kynnysarvo ja käytetään myös käsitettä EU-kynnysarvo. Jos tarjouksen tulee alittaa nämä, se joka tarjouksen on avannut ei saa edes ottaa käsittelyyn sellaisia tarjouksia, jotka eivät alita kyseisiä arvoja. Ne ovat tärkeitä muotoseikkoja muiden ohella.
– Me yhdistyksissä teemme perinteistä kansalais- ja ihmistyötä. Olemme omalla tavallamme lavertelijoita, lomakkeisiin ei saa laittaa mitään muuta kuin sitä mitä kysytään ja pistearvot tulevat lomakkeisiin kirjoitettujen asioiden perusteella. Ei ole liitteitä, ei lavertelua, pahimmassa tapauksessa ohjeiden vastainen toiminta johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Jos tarjouksessa edellytetään tiettyä järjestystä ja otsikointia, pitää varmistaa oikea järjestys ja muodolliset vaatimukset. Tarjouksen pitää olla määräaikaan perillä, muutoin tapahtuu automaattinen hylkääminen, Eija Tuohimaa kertoo.
Kumppanuussopimusten tekeminen vaatii osaamista ja sitoo aikaa
JST ry on osallistunut useisiin kilpailutuksiin työllistymispalveluissa. Yhdistys on tehnyt konsortio- ja kumppanuussopimuksia muiden toimijoiden kanssa. Omia kokemuksiaan työvoimapalveluihin liittyvän tarjouskilpailutuksen osalta Tuohimaa tiivistää seuraavasti:
– Kumppanuusneuvotteluihin on pitänyt löytää normaalitoiminnan ohessa aikaa ja kun sitä ei ole ollut, asia on pitänyt hoitaa oman työajan ulkopuolella. Kun tehdään kumppanuussopimuksia, on pitänyt huomioida mm. seuraavat seikat:
- muuttuva hankintalaki, mahdollisiin muutoksiin pitää ehtiä perehtyä
- tarjouskilpailuihin osallistuminen vie paljon aikaa
- kumppanuusrakentamiset vievät paljon aikaa, kun normaali työaika ei ole riittänyt, on pitänyt jatkaa työpäivää ja tehdä asiat omalla ajalla
Kumppaneiden kanssa on päätettävä seuraavista asioista
- työnjako
- asiakasohjaus
- tulospalkkioiden jakoperusteista (jos voitetaan tarjouskilpailu)
Eija Tuohimaa on luottavainen siihen, että pienemmillekin toimijoille löytyy siivua työvoimapalveluiden järjestämisessä. Pienemmät toimijat ketterinä ja mukautuvaisina ihmisläheisinä toimijoina kykenevät siihen, mihin suuremmat eivät. Tarjouskilpailuihin liittyvä toiminta tuo kuitenkin uusia haasteita.
– Kun olen osallistunut tarjousten laadintaan, on se ollut opettavaista mutta samalla aikaa vievää. Harmiksi olemme vielä jääneet muutaman pisteen päähän tarjouskilpailun voitosta. Kumppaneiden kanssa olemme miettineet miksi näin.
– Vastaus on selkeä. Isommilla toimijoilla on palkattu erikoisosaajien joukko, joka työkseen tehtailee tarjouksia. Näin he painavat hinnat niin alas, etteivät pienemmät toimijat pysty vastaamaan hintahaasteeseen. Meidän on kyettävä järjestökentällä tiivistämään yhteistyötä. Lisäksi tarvitaan koulutusta, tuotteistamista, hankintalakiin perehtymistä, palvelupakettien työstämistä, markkinointiosaamista ja -toimenpiteitä. Lisäksi myös entistäkin enemmän toimintamme tunnetuksi tekemistä ja palvelujen laatusertifiointia.
– Tästä viimeisestä on huomautettava, että isommilla toimijoilla on jo sertifikaattinsa. Me kärsimme oman toimintamme vähättelystä ja surkuttelusta. Siitä on kiireesti luovuttava. Tarvitaan ennakkoluulotonta uusien ihmisten rekrytointia ja kouluttautumista uusiin asioihin. Minulla vielä riittää virtaa tähän. Jonkun pitää palaa, että muut syttyvät, Eija Tuohimaa summaa.